Als medewerker Informatie Productie
Organisatie kreeg ik de opdracht binnen de hoofdafdeling Sparen (de voormalige
Rijkspostspaarbank) maatregelen voor te stellen om de risico’s te beperken
rond slapende spaarrekeningen. Dat zijn rekeningen
waarbij er met de klant lange tijd geen actief contact is geweest. Interne audits hadden aangegeven dat deze rekeningen een groot
frauderisico vormden en extra beveiligd moesten worden.
Wanneer een
spaarrekening slaapt was moeilijk vast te stellen. Voor sommige spaarproducten
was slapen een productkenmerk. Daarnaast bleek automatiseringscapaciteit te
schaars om de diverse productsystemen aan te passen. Na analyse van de
bestaande procedures stelde ik maatregelen voor die de risico’s voor alle spaarrekeningen moest minimaliseren.

Het resultaat van mijn voorstellen: extra handelingen, stempels en parafen die er altijd toe moesten
leiden dat er een duidelijk in archieven verifieerbare relatie lag tussen
opdracht van de klant en de medewerkers die deze opdracht hadden verwerkt.
Niemand was echt blij met de voorstellen. En na een moeizame besluitvorming
mocht ik de maatregelen implementeren. Deze zure beker heb ik tot de bodem leeg
gedronken. Ik zie nog de emotionele werkgroepvergaderingen, het stoom uit de
oren van boze teamleiders…. Ja midden in de nacht lag ik wel eens wakker van
slapende rekeningen.

Gelukkig waren de maatregelen tijdelijk en
gaven ze snel daarna binnen het programma OenI Sparen onderbouwing aan een
andere logistieke inrichting van de post. Opdrachten werden niet meer aan het
einde van het proces maar direct na binnenkomst gearchiveerd. In plaats van de
vele gestempelde en geparafeerde kopieën werden originelen eenvoudig via een
barcode gekoppeld aan de producthandelingen.

Ik was blij om hier aan te mogen
meewerken. Het voelde als “goedmaker”.

Lex van der Heijden